En esta oportunidad te quiero presentar una pequeña herramienta para lograr entregar más y mejores resultados: aprender a dividir los resultados y entregables que queremos realizar en «mini-entregables».
La división de entregables en unidades más pequeñas es una forma «natural» de llevar un plan u objetivo macro a la acción. Muchas veces, cuando lo que intentamos alcanzar es muy grande en tamaño, resulta mucho más dificil comenzarlo. Hay más riesgo e incertidumbres. Menos detalles sobre lo que queremos alcanzar. Es también más fácil caer en ambiguedades al momento de ejecutarlo.
Si bien no siempre es sencillo llevar adelante esta división, es algo que podemos lograr con práctica y apertura a la experimentación, un comportamiento típicamente ágil.
A continuación, te presento algunas de las ventajas que encuentro al trabajar orientado a entregables concretos y pequeños:
- Recepción de feedback y críticas constructivas: Que un entregable sea más pequeño, implica que también lo es el esfuerzo (por ejemplo, en términos de tiempo o costo) que invertimos en el mismo. Por lo tanto, estaremos mucho más abierto a recibir críticas e incluso rechazos. Es sabido que las personas tendemos a «aferrarnos» más a las cosas cuanto más esfuerzo invertimos en ella. Si por ejemplo dedico 2 días a armar e instalar un mueble en una habitación determinada de mi casa, probablemente este mucho menos dispuesto a modificarla de posición, que si la compro ensamblada y la instalo en 15 minutos. Realizar frecuentes entregas de pequeño tamaño nos garantiza que, en caso de tener que realizar una corrección, el costo de ajustar y volver a intentar sea bajo.
- Victorias rápidas: Definir y llevar adelante entregables reducidos nos da la oportunidad de obtener satisfacción por el resultado alcanzado de manera más frecuente. Esto es una buena forma para motivarnos a seguir trabajando y alcanzar nuevos entregables. Todos, en el fondo, esperamos que nuestro trabajo alcance algún resultado palpable A la mayoría de las personas, las recompensas nos estimulan a seguir trabajando. El sólo hecho de salir a correr un rato ya libera endorfinas, que es la forma en que el cuerpo recompensa nuestros esfuerzo. Por eso, en los entrenamientos, es más importante la constancia y disciplina, que lograr nuevas marcas en cada oportunidad. Si al trabajar sobre un entregable se dilata mucho su finalización dedibo a su gran tamaño, es mucho más probable que nuestra motivación y foco decaigan. Y la fuera de voluntad necesaria para llegar adelante será cada vez mayor.
- Acotar los riesgos: Si el producto que estamos elaborando es pequeño, nos aseguramos que, en caso de desvío o disconformidad de nuestro cliente, el desperdicio sea acotado. Es decir, el riesgo de tener un desvío se reduce con la validación frecuente de pequeños avances. Mientras más largo es es el periodo de validación por parte de quién reciba nuestro entregable, mayor es la probabilidad de que el mismo se aparte de lo que este esperaba recir. Por otra parte, la validación de un entregable más pequeño es mucho más corta y sencilla que la de algo grande. Y, como ventaja adicional, el hecho de tener entregas validadas, aunque reducidas, ayudan a ir logrando convergencia entre aquello que se ejecuta (realidad) y lo que nuestro cliente espera recibir (expectativa).
- Mayor facilidad al planificar: Siempre me fascina ver en los programas de cocina, como los cocineros profesionales son capaces de cortar los alimentos a enorme velocidad pero, al mismo tiempo, con un espesor constante. Lo hacen de forma casi automática, sin mirar sus manos, el cuchillo o el alimento que cortan.
La tarea de dividir entregables en elementos más pequeños es similar a la de los cocineros. También requiere práctica y maestría. Pero lograrlo implica una ventaja muy grande: si todas las tareas o entregable se dividen de a pequeños pedazos, es muy probable que, con el tiempo, el tamaño de estos elementos este dentro de un rango más o menos acotado. Esto nos permite, entre otras cosas, planificar y organizar nuestros tiempo de una forma mucho más sencilla. Simplemente contando la cantidad de entregables que generamos por unidad de tiempo, podemos tener una idea de qué capacidad de generación de entregables tenemos a lo lago del tiempo. Y también, podes evaluar nuestro «ritmo» de trabajo, su evolución en el tiempo y los factores que inciden en él.
Conclusiones
Dividir nuestro trabajo, y los entregables que generamos en unidades más pequeñas es una forma relativamente simple de incrementar nuestra efectividad. El proceso de dividir estos entregables no siempre es intuitivo. En futuros post me propongo mencionar algunos criterios que pueden ayudar a esta división.
Ojalá el artículo te haya interesado y puedas hacerme llegar tus comentarios!
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